Notulensi Kegiatan
Technical Meeting JKPI 2025
Tanggal : Jumat, 23 Mei 2025
Waktu : 08.00 WIB – selesai
Tempat : The Alana Hotel Malioboro, Yogyakarta
Peserta:
- Kepala Dinas Kebudayaan (Kundha Kabudayan) Kota Yogyakarta
- Direktur Eksekutif JKPI
- Kepala Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Semarang
- Kepala Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Bandung
- Suku Dinas Kebudayaan Kabupaten Adm. Kepulauan Seribu
- Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kota Magelang
- Dinas Kebudayaan, Kepemudaan, Olahraga dan Pariwisata Kota Banjarmasin
- Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Salatiga
- Dinas Kebudayaan, Kepemudaan, Olahraga dan Pariwisata Kota Kediri
- OPD terkait di lingkungan Pemkot Yogyakarta
- …..
Rangkaian Acara:
- Pembukaan
- Pemaparan Materi
- Sesi Tanya Jawab
- Penutup
Pembukaan
Waktu: 09.00 WIB
Sambutan oleh Direktur Eksekutif JKPI, Bapak Nanang Asfarinal:
- Disampaikan bahwa kesiapan Kota Yogyakarta sebagai tuan rumah JKPI 2025 sudah matang dan siap menyambut peserta delegasi anggota JKPI.
- Dalam kegiatan Technical Meeting (TM) JKPI 2025, akan dilaksanakan agenda kunjungan ke venue-venue pelaksanaan JKPI, salah satunya Taman Budaya Embung Giwangan yang akan diresmikan pada hari ini, Jumat, 23 Mei 2025, oleh Wali Kota Yogyakarta dan Gubernur D.I.Y.
Pemaparan Materi
- Video Profil JKPI 2025
- Paparan Singkat Kepala Dinas Kebudayaan Kota Yogyakarta – Ibu Yetti Martanti, S.Sos., M.M.
- Pada Technical Meeting JKPI hari ini, akan diadakan kunjungan ke venue-venue pelaksanaan JKPI, dan peserta yang hadir akan diajak menghadiri pembukaan Taman Budaya Embung Giwangan.
- Persiapan JKPI 2025 termasuk pengenalan maskot “Bakpia Duta Pusaka Jogja”
- Dilanjutkan dengan paparan singkat mengenai rangkaian kegiatan pada JKPI 2025.
- Paparan Narasumber – Pasar Malam Indonesia
- Tema “Khumandang” dipilih sebagai momentum menonjolkan potensi terbaik tiap daerah anggota JKPI.
- Selanjutnya paparan ddilanjutkan dengan pembahasan teknis serta fasilitasi yang berkaitan dengan penyelenggaraan Pasar Malam Indonesia, termasuk tata letak stan, alur teknis pelaksanaan, serta fasilitas pendukung lainnya yang akan diberikan kepada masing-masing peserta anggota delegasi.
- Panitia akan menyediakan ruang transit yang dapat digunakan secara bergantian oleh peserta Pentas Budaya. Namun, ruang ini hanya diperuntukkan untuk keperluan touch up riasan wajah dan bukan untuk berganti kostum.
- Booth Pameran Produk Unggulan akan ditempatkan di area samping Amphitheater Taman Budaya Embung Giwangan.
- Pameran Produk Unggulan akan diikuti oleh anggota JKPI dan kemantren dari kawasan cagar budaya di Yogyakarta.
- Informasi dan penjelasan teknis lebih lanjut akan disampaikan melalui Liasion Officer Delegasi masing-masing daerah.
- Paparan Narasumber – Indonesian Street Performance (ISP)
- Jarak karnaval ±1,2 km dari Kantor DPRD ke Titik Nol (start pukul 19.00 WIB)
- Tema yang diangkat dalam kegiatan Indonesian Street Performance (ISP) tahun ini terdiri dari tiga subtema utama yang mencerminkan kekayaan warisan budaya daerah:
- Pusaka Wastra Nusantara : Mengangkat keberagamaan kain tradisional dari berbagai daerah sebagai identitas budaya dan potensi unggulan masing-masing daerah.
- Pusaka Kriya Nusantara : Menyoroti kekayaan kriya, khususnya karya seni seperti topeng yang menjadi bagian penting dari ekspresi budaya lokal.
- Pusaka Ksatria Nusantara: Menggambarkan semangat kepahlawanan melalui representasi prajurit dengan perlengkapan atau senjata tradisional yang khas dari tiap daerah.
- Kegiatan Indonesian Street Performance (ISP) akan menjadi momentum penting bagi terjadinya interaksi langsung antara karya-karya budaya dari masing-masing daerah dengan masyarakat luas. Berlangsung di kawasan ikonik Jalan Malioboro, kegiatan ini dirancang sebagai ruang ekspresi terbuka, tempat di mana masyarakat dapat menyaksikan, mengapresiasi, dan berinteraksi langsung dengan ragam kekayaan budaya yang ditampilkan oleh delegasi dari berbagai kota anggota JKPI. Momen ini tidak hanya menjadi ajang pertunjukan, tetapi juga jembatan penguat hubungan antara pelaku budaya daerah dan publik secara luas.
- Ketentuan teknis:
- Dilarang menambah sound system
- Panitia menyediakan video tutorial gerakan tarian sebagai panduan bagi seluruh peserta, guna menyeragamkan gerakan dan membentuk sajian penampilan yang harmonis dan utuh. Langkah ini diambil untuk memastikan setiap delegasi dapat tampil secara selaras, sehingga menciptakan pertunjukan kolektif yang merepresentasikan semangat kebersamaan dalam keberagaman budaya daerah.
- Tiap delegasi daerah perlu menyiapkan kebutuhan logistik masing-masing.
- Kostum dari peserta karnaval ISP harus mencerminkan identitas daerah.
- Alat musik harus dibawa, bukan dinaikkan ke kendaraan bermotor.
- Selama kegiatan berlangsung, diperlukan pengamanan yang ketat oleh Satpol PP yang dilengkapi dengan Standar Operasional Prosedur (SOP) kegiatan. Untuk itu, koordinasi dan komunikasi lebih lanjut perlu dilakukan di internal guna memastikan kelancaran dan keamanan seluruh rangkaian acara.
Sesi Tanya Jawab
- Suku Dinas Kepulauan Seribu
- Pertanyaan:
- Apakah panitia menyediakan konsumsi atau fasilitas lain bagi peserta karnaval Indonesian Street Performance?
- Mohon diberikan jadwal lengkap untuk pertunjukan seni budaya di Taman Budaya Embung Giwangan dan ISP agar masing-masing daerah dapat mengatur waktu penampilannya dengan baik.
- Apakah dalam pelaksanaan karnaval ISP diperbolehkan membawa ondel-ondel yang didorong menggunakan gerobak ?
- Jawaban: Karena keterbatasan fasilitas logistik, setiap daerah hanya diberikan kuota maksimal sebanyak 50 peserta. Jadwal lengkap akan dibagikan setelah seluruh data penampilan dari masing-masing daerah diterima dan melalui proses kurasi oleh panitia JKPI. Untuk penggunaan gerobak saat karnaval masih diperbolehkan. Namun kalau menggunakan kendaraan bermotor tidak diperkenankan.
- Kota Magelang
- Pertanyaan: Mohon arahan bagi daerah peninjau daerah JKPI.
- Jawaban: Peserta dari daerah peninjau dapat mengikuti seluruh rangkaian kegiatan dari awal hingga akhir. Namun, akomodasi untuk kepala daerah tidak disediakan. Untuk kelancaran keikutsertaan, mohon melakukan koordinasi lebih lanjut dengan panitia dan sekretariat JKPI.
- Kota Bandung
- Pertanyaan:
- Mohon kesediannya untuk membagikan materi presentasi (PPT) yang disampaikan pada Technical Meeting JKPI hari ini.
- Apakah dalam Pentas Budaya terdapat batasan tema seperti yang diterapkan pada Indonesian Street Performance (ISP)?
- Berapa Durasi waktu penampilan masing-masing peserta dalam Indonesian Street Performance, khususnya saat melintasi rute karnaval dan di depan panggung kehormatan?
- Kota Bandung saat ini sedang mempromosikan warisan budaya gastronomi, seperti batagor dan mie kocok, dengan menghadirkan kegiatan cooking live. Mohon arahan atau panduan dari kurator mengenai cara mempercantik stand sesuai tema dan konsep yang diharapkan.
- Jawaban:
- Panitia akan melampirkan materi presentasi yang disampaikan pada TM hari ini.
- Konsep pentas budaya tidak dibatasi, namun yang perlu ditekankan adalah penguatan ciri khas dan potensi masing-masing daerah. Selain itu, peralatan pertunjukan seni harus disesuaikan dengan fasilitas yang disediakan oleh panitia.
- Panitia mendorong kegiatan transaksional tanpa membatasi jenis item yang akan ditampilkan. Namun, pembatasan hanya berlaku pada luas ruang stand untuk masing-masing daerah. Selain tenda kerucut berukuran 2×2 meter, tersedia juga ruang kosong di belakang booth yang dapat dimanfaatkan untuk memperindah tampilan stand.
- Panitia akan menyusun dan membagikan informasi teknis terkait kegiatan Indonesian Street Performance (ISP). Dalam panduan tersebut akan dijelaskan secara rinci mengenai durasi waktu tampil serta hal-hal lain yang akan disesuaikan dengan jumlah peserta.
- Kota Semarang
- Pertanyaan:
- Tolong dijelaskan bagaimana prosedur daerah non-anggota JKPI untuk bergabung?
- Apakah ada batasan jumlah pendamping atau peserta untuk kegiatan lainnya, seperti halnya pembatasan pada Indonesian Street Performance (ISP)?
- Apakah akomodasi hanya disediakan untuk wali kota saja? Bagaimana ketentuan akomodasi bagi wakil wali kota apabila yang bersangkutan juga berkenan hadir?
- Berapa jumlah booth yang diberikan untuk Pameran Produk Unggul muntuk masing-masing daerah, mengingat banyaknya makanan khas yang akan dibawa dari Kota Semarang?
- Apakah DPRD diperkenankan untuk hadir dan mengikuti rangkaian kegiatan JKPI?
- Jawaban:
- Silakan menghubungi bagian Kesekretariatan JKPI melalui Bapak Ridwan. Kami tidak membatasi kehadiran daerah yang belum menjadi anggota JKPI untuk mengikuti kegiatan. Namun, perlu diinformasikan bahwa akomodasi hanya disediakan bagi kepala daerah dari kabupaten/kota yang merupakan anggota delegasi resmi JKPI.
- Sesuai ketentuan, akomodasi penginapan dan kendaraan hanya diberikan kepada Kepala Daerah.
- Untuk sementara, setiap daerah akan mendapatkan satu booth berukuran 2×2 meter untuk Pameran Produk Unggul. Meskipun ruang yang disediakan terbatas, tidak ada pembatasan terhadap jenis produk yang ditampilkan.
- Dengan strategi pendekatan dan promosi yang tepat, kegiatan JKPI diharapkan dapat menjadi sarana efektif untuk mempromosikan produk-produk unggulan dari masing-masing daerah.
- Terkait keikutsertaan anggota DPRD, panitia akan menyiapkan surat resmi sebagai dasar kehadiran.
- Kota Salatiga
- Pertanyaan:
- Mohon kesediannya untuk menyampaikan petunjuk teknis (juknis) pelaksanaan kegiatan JKPI.
- Mohon informasi terkait waktu pelaksanaan penyerahaan atau penukaran cinderamata dalam rangkaian kegiatan JKPI.
- Apakah sayembara pada Kotabaru Heritage Film Festival untuk umum?
- Dalam kegiatan Indonesian Street Performance (ISP), kami berencana menampilkan alat musik seperti drum. Mohon informasi apakah akan disediakan waktu khusus untuk masing-masing daerah. Selain itu, apakah akan diberikan kesempatan untuk foto bersama dengan kepala daerah selama kegiatan ISP berlangsung?
- Jawaban:
- Penyerahan cinderamata akan dilaksanakan pada saat acara makan malam Kebhinekaan, karena jika dilakukan saat Indonesian Street Performance (ISP), akan memakan waktu yang cukup lama. Oleh karena itu, selama ISP tidak akan banyak dilakukan kegiatan seremonial.
- Sayembara Kotabaru Heritage Film Festival akan diselenggarakan, dan informasi lengkapnya akan disampaikan dalam panduan resmi. Sayembara ini mencakup kategori untuk umum serta pemerintah, dengan penghargaan (award) yang akan diberikan kepada pemenang.
- Informasi teknis terkait kegiatan ISP akan disampaikan melalui panduan teknis yang akan dilengkapi pula dengan video tutorial.
- Mohon kepada masing-masing daerah untuk mengirimkan kontak person yang bertanggung jawab atas penampilan ISP. Kontak tersebut akan digunakan untuk pembuatan grup komunikasi, di mana seluruh informasi terkait kegiatan ISP akan disampaikan secara terpusat.
- Kota Banjarmasin
- Pertanyaan: Kapan pelaksanaan pengundian nomor urut akan dilaksanakan?
- Jawaban: Saat ini, pengundian nomor urut belum dapat dilakukan karena konsep tampilan untuk karnaval dari masing-masing daerah belum disampaikan kepada panitia. Berbeda dengan pelaksanaan sebelumnya, pada tahun ini urutan karnaval akan ditentukan melalui proses kurasi dan dikelompokkan berdasarkan tema yang telah ditetapkan.
Tambahan dari PHRI
- Daftar hotel-hotel di Kota Yogyakarta yang bekerja sama dengan JKPI akan diumumkan melalui website resmi JKPI 2025. Karena terdapat perbedaan harga, peserta delegasi JKPI diharapkan menghubungi contack person (CP) masing-masing hotel yang informasinya tersedia di website tersebut.
- Setiap hotel yang bekerja sama dengan JKPI siap membantu dalam penyebaran informasi (blasting) mengenai kegiatan dari masing-masing daerah anggota JKPI.
Catatan Tambahan:
- Akan dikirimkan video tutorial ISP
- Mohon setiap delegasi mengirimkan contact person untuk memudahkan koordinasi
Penutup
Demikian notulensi kegiatan ini dibuat sebagai hasil koordinasi teknis yang akan ditindaklanjuti sesuai dengan peran masing-masing pihak. Terima kasih atas partisipasi seluruh peserta.